> ## Content Index > Fetch the complete content index at: https://www.iatechtravel.cafe/llms.txt > Use this file to discover other available public pages before exploring further. # Quand Voiles en Voiles automatise ses emails avec l’IA : 570 heures gagnées par an - URL: https://www.iatechtravel.cafe/ia-tourisme-voiles-en-voiles-email-automatisation/ - Published: 2024-10-30T07:00:00.000Z - Updated: 2026-09-28T22:23:59.000Z - Description: Un projet simple, efficace et duplicable, porté par Jean-Philippe Duchesneau au cœur du Vieux-Port de Montréal - Author: Nicolas François - Tags: Production, #blog, #f-cas-usage 📬 Extrait de la newsletter **IA, Tech & Travel Café* du 30 octobre 2024 : [Comprendre l’IA : Data, algorithmes, cas d’usages concrets à expérimenter dans votre structure touristique](https://www.iatechtravel.cafe/newsletter/comprendre-ia-data-algorithmes-cas-usages-tourisme/) La gestion des emails récurrents peut vite devenir une tâche chronophage pour les équipes touristiques : demandes d’information sur les horaires, disponibilités... L’intelligence artificielle peut vous aider à prendre en charge ces demandes répétitives tout en améliorant la réactivité et la satisfaction client. ![](https://substackcdn.com/image/fetch/w_1456,c_limit,f_auto,q_auto:good,fl_progressive:steep/https%3A%2F%2Fsubstack-post-media.s3.amazonaws.com%2Fpublic%2Fimages%2Fe1041fcb-f36d-4923-b9ee-473900ec0794_2576x1438.png) **Capture d’écran du site* [**Voilesenvoiles.com*](http://www.voilesenvoiles.com/?ref=iatechtravel.cafe) Pour illustrer cette démarche, voici un cas d’usage concret partagé par **Jean-Philippe Duchesneau**, entrepreneur québécois et fondateur du site touristique [*Voiles en Voiles*](https://www.voilesenvoiles.com/?ref=iatechtravel.cafe) au Vieux-Port de Montréal. Passionné par l’IA, il a mis en place un processus d’automatisation des demandes emails récurrentes. Il en a d’ailleurs fait une démonstration assez bluffante lors de l’atelier « IA, où en sommes-nous un an après ? » aux **Rencontres Nationales du E-tourisme à Pau**. Voyons comment ce projet a été réalisé et comment vous pourriez l’appliquer dans votre propre structure. --- ### Étape 1 : Identifier les types d’emails récurrents Avant toute chose, il est essentiel d’identifier les questions récurrentes que vous recevez : - Horaires d’ouverture et de fermeture - Tarifs des activités ou services - Informations sur les événements et accès - Demandes de réservation - … Ces questions représentent souvent une part importante des emails entrants. Comme mentionné dans le dossier du mois, pour fournir des réponses pertinentes en sortie, il est primordial de disposer d’informations **qualitatives et bien structurées** en entrée. Dans le cas de *Voiles en Voiles*, ces données proviennent à la fois de leur site internet [voilesenvoiles.com](https://www.voilesenvoiles.com/?ref=iatechtravel.cafe) et de documents contenant les réponses aux questions récurrentes (FAQ) et quelques informations comme les coordonnées. ![](https://substackcdn.com/image/fetch/w_1456,c_limit,f_auto,q_auto:good,fl_progressive:steep/https%3A%2F%2Fsubstack-post-media.s3.amazonaws.com%2Fpublic%2Fimages%2F115ea2be-8be4-4584-b146-8829e3b0b3ba_2110x1282.png) **Capture d’écran de la page FAQ du site* [**Voilesenvoiles.com*](http://www.voilesenvoiles.com/?ref=iatechtravel.cafe) --- ### Étape 2 : Choisir l’outil adapté Une fois les données identifiées et structurées, il s’agit de choisir les bons outils pour générer les réponses et les automatiser. #### Génération des réponses Pour générer des réponses aux questions posées, c’est **ChatGPT** qui a été choisi chez *Voiles en Voiles*. D’autres solutions comme **Claude** ou **Mistral AI** pourraient également convenir. L’idée est de fournir **les données structurées (** *cf étape 1* **) dans la base de connaissance de l’outil IA choisi** et de définir via un [prompt](https://www.iatechtravel.cafe/glossaire-ia-tourisme/#prompt) précis la manière dont l’IA doit répondre (ton, style, sources de données à utiliser, formulations de politesse…). **Exemple de prompt utilisé pour ce type de besoin** : ```plaintext Je veux que tu agisses comme un responsable du service à la clientèle de [mon entreprise]. Je vais te demander de répondre à des courriels de clients qui ont des questions sur [mon entreprise]. Rédige dans un format de courriel avec un mot de bienvenue et un mot de fin. Utilise le document en annexe pour tes réponses, sans jamais inventer d'informations. IMPORTANT : NE FAIS JAMAIS RÉFÉRENCE À DES SOURCES D'INFORMATION DANS TES RÉPONSES. Tous les courriels doivent se terminer par : L'équipe de service à la clientèle de [mon entreprise] Courriel : info@example.com Site web : www.example.com Téléphone : 03.00.00.00.00 Pour l’ensemble de tes réponses, utilise ces paramètres : Langue : Réponds dans la même langue que le message d'origine. Ton et Style : Adopte un ton convivial et accessible, en évitant le jargon technique. Sois poli et professionnel, et utilise le vouvoiement. ``` #### Automatisation Pour gérer le traitement automatisé des emails, des outils comme [**Zapier**](https://zapier.com/?ref=iatechtravel.cafe) ou [**Make**](https://www.make.com/?ref=iatechtravel.cafe) peuvent être utilisés. Ces plateformes no-code[5](https://www.iatechtravel.cafe/newsletter/comprendre-ia-data-algorithmes-cas-usages-tourisme/) sont simples à prendre en main mais il faut tout de même être un peu à l’aise avec le digital pour connecter les différentes solutions via des **API**[6](https://www.iatechtravel.cafe/newsletter/comprendre-ia-data-algorithmes-cas-usages-tourisme/). Mais pas de panique, il existe de nombreux tutoriels détaillés pour vous guider pas à pas. --- ### Étape 3 : Paramétrer l’outil d’automatisation Chez *Voiles en Voiles*, l’outil [**Make**](https://www.make.com/?ref=iatechtravel.cafe) a été choisi pour automatiser les réponses aux demandes récurrentes reçues par email. **Voici le process :** 1. Récupération des emails envoyés à l’email info de *Voiles en Voiles* via une connexion à Gmail 2. Génération d’une réponse automatique en utilisant **ChatGPT** (via [API](https://www.iatechtravel.cafe/glossaire-ia-tourisme/#api-application-programming-interface)) avec les données fournies dans la base de connaissance (horaires, infos pratiques…) et le prompt dédié (ton, formulations…) 3. La réponse générée par ChatGPT est envoyée sous forme de **brouillon** dans la boîte mail info de *Voiles en Voiles* 4. Un opérateur relit et valide le message présent dans les brouillons avant de l’envoyer ![](https://substackcdn.com/image/fetch/w_1456,c_limit,f_auto,q_auto:good,fl_progressive:steep/https%3A%2F%2Fsubstack-post-media.s3.amazonaws.com%2Fpublic%2Fimages%2F955456e4-2bcd-4f41-acbd-3cb45f14d0f4_1241x310.png) **Capture d’écran du process mis en place par Voiles en Voiles dans l’outil* ***Make** Quelques informations concernant ce process : - Le **Google Spreadsheet** sert à garder une trace (log) des messages entrants et des questions posées, afin d’ajuster le document de base de connaissances. - Le **Markdown** (ce qui est en mauve) est utilisé pour éviter que la sortie de ChatGPT n’apparaisse sous forme de texte continu sans mise en forme. Cela permet d’inclure des paragraphes et d’autres éléments de formatage dans les réponses. 🔄 Le programme est paramétré pour **scanner en permanence** la boîte mail et déclencher ce processus dès la réception d’un nouveau message. --- ### Résultats ![](https://substackcdn.com/image/fetch/w_1456,c_limit,f_auto,q_auto:good,fl_progressive:steep/https%3A%2F%2Fsubstack-post-media.s3.amazonaws.com%2Fpublic%2Fimages%2Fb8f97715-fbfa-4548-b50c-30aa66d3ade4_1284x864.png) **Evolution du temps passé à répondre aux courriels chez Voiles en Voiles* Après **4 mois d’utilisation**, voici les premiers résultats : - Auparavant, le traitement manuel des demandes reçues par email représentait près de **760 heures de travail** par an - Grâce à l’automatisation, *Voiles en Voiles* estime **pouvoir réduire ce temps de près de 75 %**, passant à 190 heures par an, ce qui représente **environ 570 heures économisées** ! - Même si le process n’est pas encore automatisé à 100%, les clients reçoivent des réponses plus rapidement - Les équipes de *Voiles en Voiles* apprécient de passer moins de temps sur ces tâches récurrentes --- #### Automatisation des appels téléphoniques Avec les avancées technologiques dans le domaine de la voix, notamment avec **ChatGPT**, les échanges deviennent de plus en plus naturels. L’IA est désormais capable de reproduire des **intonations** et des réponses fluides, avec la possibilité d'**interrompre** ou de **reformuler** une réponse, rendant les interactions quasi humaines. Dès que ces technologies seront disponibles, **Jean-Philippe Duchesneau** envisage déjà de les connecter directement à son **standard téléphonique**. Cela permettra de déléguer à une IA la gestion d’une grande partie des appels courants : répondre aux questions fréquentes, guider les utilisateurs dans leurs démarches, ou encore transférer les appels plus complexes à un agent humain. L’automatisation des appels téléphoniques pourrait ainsi libérer du temps pour les équipes, tout en offrant une expérience client fluide et réactive, sans sacrifier la **dimension humaine** pour les demandes plus spécifiques. --- Merci beaucoup à **Jean-Philippe** de nous avoir partagé en détails ce cas d’usage, et bravo pour la mise en place réussie chez*Voiles en Voiles* ! Pour la vision d’ensemble de sa démarche, l’IA dans chacune de ses entreprises et son rôle au sein du groupe de travail québécois IA et Tourisme, l’interview complète est ici : [Jean-Philippe Duchesneau : « L’IA nous aide à mieux travailler, pas à remplacer l’humain »](https://www.iatechtravel.cafe/ia-tourisme-jean-philippe-duchesneau/). Ce retour d’expérience démontre que l’automatisation des emails récurrents peut être une solution relativement simple à déployer qui peut réellement renforcer l’efficacité opérationnelle et améliorer l’expérience client. Avec des outils d’IA bien choisis, on peut répondre rapidement aux demandes courantes tout en allégeant la charge de travail des équipes. --- ### **Autres cas d’usages :** [Chez Brittany Ferries, on expérimente collectivement l’IA… et ça marche !Pascale Vinot, copilote du dispositif IA & DPO adjointe, partage une démarche concrète et inspirante![](https://storage.ghost.io/c/87/f7/87f786fb-2f77-4b8c-a02d-0b08e4844d55/content/images/icon/logo-IA_TechTravelCafe_Black-5-5.jpg)IA Tech Travel CafeNicolas François![](https://storage.ghost.io/c/87/f7/87f786fb-2f77-4b8c-a02d-0b08e4844d55/content/images/thumbnail/UC-IA-Brittany-Ferries.jpg)](https://www.iatechtravel.cafe/ia-tourisme-brittany-ferries-transformation-interne/) [Chez Pierre & Vacances – Center Parcs, l’IA se déploie à tous les niveaux de l’expérience clientDe la réponse automatisée à la personnalisation fine, Christophe Vaudable partage une vision stratégique, pragmatique et éthique.![](https://storage.ghost.io/c/87/f7/87f786fb-2f77-4b8c-a02d-0b08e4844d55/content/images/icon/logo-IA_TechTravelCafe_Black-5-6.jpg)IA Tech Travel CafeNicolas François![](https://storage.ghost.io/c/87/f7/87f786fb-2f77-4b8c-a02d-0b08e4844d55/content/images/thumbnail/UC-IA-PVCP-1.jpg)](https://www.iatechtravel.cafe/ia-tourisme-pvcp-experience-client/) [Tourisme & IA : 13 initiatives locales pour s’inspirerDe Chambord à Kaysersberg, ces destinations testent l’IA pour mieux accueillir, informer, raconter… et parfois étonner![](https://storage.ghost.io/c/87/f7/87f786fb-2f77-4b8c-a02d-0b08e4844d55/content/images/icon/logo-IA_TechTravelCafe_Black-5-7.jpg)IA Tech Travel CafeNicolas François![](https://storage.ghost.io/c/87/f7/87f786fb-2f77-4b8c-a02d-0b08e4844d55/content/images/thumbnail/UC-IA-destinations-touristiques-FR-2-1.jpg)](https://www.iatechtravel.cafe/ia-tourisme-initiatives-septembre-2024/)